Jaki jest punkt wyjścia do tej zmiany, jak wygląda tradycyjna rola dyrektora finansowego w organizacji?
Tradycyjny obraz finansów i księgowości
To przede wszystkim obraz oparty o wszechobecny papier, gdzie dokumenty są przechowywane w segregatorach i teczkach, gdzie ich przetwarzanie odbywa się ręcznie, gdzie praca odbywa się stacjonarnie w biurze, a informacje przekazywane są między pracownikami.
To obraz, gdzie generalnie brakuje automatyzacji procesów finansowych, gdzie nie wykorzystuje się możliwości oprogramowania do analizy danych, jeśli ono w ogóle jest w posiadaniu organizacji.
W takim krajobrazie praca działu finansowo-księgowego koncentruje się głównie na sprawozdawczości finansowej. Liczy się zgodność z obowiązującymi przepisami, terminowe wypełnianie zobowiązań podatkowych, tworzenie konwencjonalnych raportów dla kierownictwa.
Na więcej przede wszystkim brakuje czasu, ale też narzędzi czy odpowiednich kompetencji. To powoduje, że dział finansowo-księgowy nieszczególnie jest zainteresowany współpracą z innymi działami, komórkami w firmie. Tworzy własny „silos” z ograniczoną interakcją.
Dyrektor finansowy w tym obrazie bardziej jest zainteresowany cięciem kosztów niż tworzeniem innowacji czy wartości dla firmy. Jeśli budżetuje, to raczej w cyklu rocznym, w bardzo nieelastycznej formie, bez bieżącej aktualizacji czy analizy kilku scenariuszy.
Strategiczny partner biznesowy
Obecnie rośnie zapotrzebowanie na analizy oparte na danych i dostarczanie informacji wspierających strategię i rozwój przedsiębiorstwa. I to jest właśnie zadanie dla dyrektora finansowego – zrównoważenie dotychczasowych obowiązków z odgrywaniem strategicznej roli w całej organizacji.
Dyrektor finansowy w nowej roli staje się strategicznym partnerem biznesowym. Skupia się na długoterminowym wzroście firmy. Myśli o potrzebach i implikacjach w skali całej firmy. Tym samym wykracza poza swój obszar funkcjonalny.
Dla działu finansowo-księgowego oznacza to aktywną współpracę i strategiczne współdziałanie z innymi działami czy jednostkami biznesowymi. Wszystko to w celu zwiększania wydajności i wartości organizacji.
Dyrektor finansowy staje się głównym źródłem informacji dla podejmowania decyzji biznesowych na podstawie danych. Zapewnia organizacji podejście data-driven. Obejmuje strategiczne przywództwo, biorąc odpowiedzialność za formułowanie i realizację strategii biznesowej.
Jak to zrobić?
Zmiana roli dyrektora finansowego jest powiązana z transformacją całej funkcji finansowej w firmie. Dlatego trzeba ją rozpatrywać w kilku aspektach.
Pierwszy – to zmiana podejścia do danych. Podejście data-driven zakłada, że decyzje w firmie są podejmowane na podstawie danych, zaawansowanej analizy i interpretacji. Kolejny to wykorzystywanie nowych technologii do usprawniania procesów i operacji finansowych. Już teraz dostępne są systemy księgowe oparte na chmurze, gdzie dostęp do danych finansowych jest w czasie rzeczywistym. Automatyzacja procesów, integracja sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego z zaawansowaną analizą danych daje możliwość szybkiego podejmowania decyzji. Dlatego trzeba będzie dostosować procesy i organizację pracy. I ludzie (last but not least)! To kluczowy czynnik sukcesu w zarządzaniu zmianami w firmie. Wdrożenie zmian i efektywne funkcjonowanie w nowej rzeczywistości wymagają odpowiednio zbudowania lub przebudowania zespołu.
Dane – wykorzystanie analityki danych do podejmowania decyzji finansowych
Skoro organizacja jest napędzana danymi, to raportowanie retrospektywne już nie wystarczy. Dyrektor finansowy w nowej roli zapewni swojej organizacji największą wartość przez analizę danych, ich interpretację i wgląd w przyszłość.
Zaawansowana analiza i interpretacja
Główny nacisk należy przenieść z kontroli kosztów, opartej głównie na danych historycznych, na optymalizację przyszłego wzrostu, wykorzystać analitykę predykcyjną i zaawansowane modelowanie, zastosować elastyczne prognozy i budżety, które w sposób ciągły będą dostosowywane do zmieniających się warunków biznesowych.
Należy przenieść akcent w komunikacji, jaka wychodzi ze strony finansów i księgowości. Już nie wystarczy skupić się tylko na tym, „co w danym okresie wydarzyło się w firmie”. Trzeba uzupełnić komunikację o to, „co prawdopodobnie wydarzy się wkrótce i jak, w świetle tej wiedzy, firma może osiągnąć swoje cele biznesowe”.
Omawiając wyniki finansowe, dyrektor finansowy nie powie już tylko: „Nasze wyniki w ostatnim kwartale wyniosły X”. Zamiast tego powie: „Nasz wynik był X, ponieważ wydarzyło się Y. To mówi nam Z o naszej działalności i oznacza, że musimy zrobić A, B i C”.
Jak pracować z danymi?
Kluczowa będzie praca z danymi – umiejętność ich pozyskiwania, porządkowania, organizowania i interpretacji, wyciągania z nich wniosków, które można zamienić w działanie, w konkretne akcje do wdrożenia.
To także umiejętność przekształcania raportowanych danych finansowych w prognozę przyszłych wyników, prezentowanie kilku wariantów, które pomogą przygotować scenariusze do podejmowania decyzji przez kierownictwo.
Kolejnym aspektem będzie odpowiednia wizualizacja danych. Dlaczego? Bo wskaźniki finansowe są przydatne tylko wtedy, gdy są łatwe do zrozumienia i ułatwiają podejmowanie decyzji. Kierownictwo ma spędzać więcej czasu na rozwiązywaniu problemów, a mniej na przeglądaniu danych. Dedykowane dashboardy, eliminacja zbędnych informacji czy dostosowanie wizualizacji do różnych grup odbiorców – to kilka pomocnych wskazówek.
Liczyć się będzie generalne wyczucie biznesu. Trzeba będzie zdecydować, które wskaźniki są dla firmy ważne, a które mniej istotne z biznesowego punktu widzenia. To tworzenie kluczowych mierników (KPIs), które będą regularnie monitorowane.
Technologia – nowoczesne narzędzia wspomagające pracę
Cyfrowa transformacja nie wydarzy się bez efektywnego wdrażania technologii. A to stano...