Na potrzeby inwentaryzacji opracowałem schemat 7 kroków (etapów) w formie pytań, które według mnie gwarantują jej najlepsze wykonanie. Sugeruję wykonywać je w kolejności, jaką podaję, ponieważ prace jednego kroku determinują działania w kroku kolejnym.
- Dlaczego i po co robimy inwentaryzację?
- Kto powinien nią kierować?
- Jakie i gdzie mamy dane o składnikach i gdzie są rozlokowane składniki?
- Kto i co jest nam potrzebne do zrobienia inwentaryzacji?
- Jak przeprowadzimy inwentaryzację?
- Jak opracować plan projektu inwentaryzacji?
- Jak przeszkolić pracowników?
Dlaczego i po co robimy tę inwentaryzację?
TĘ inwentaryzację, a nie jakąkolwiek.
Najczęstsze odpowiedzi brzmią: „bo księgowość tak kazała”, „bo zbliża się termin”, „bo przecież zawsze robimy co roku”. Ale to nie są odpowiedzi prawidłowe. Jeżeli inwentaryzacja jest podstawowym elementem zarządzania majątkiem, to księgowość nie może kazać jej przeprowadzić, bo księgowość nie jest powołana do zarządzania przedsiębiorstwem. „Zawsze robimy co roku”, ale dlaczego?
„Dlaczego” to określenie przyczyny. Czy tylko dla potwierdzenia zarządom i audytorom, że została zrobiona? Czy może jednak dla ostatecznego uporządkowania majątku i właściwego, nowoczesnego zarządzania? Może dla wyjaśnienia wysokich kosztów zarządzania majątkiem, nadmiernych zapasów?
„Po co” to określenie rezultatu nadrzędnego. Czy tylko dla sprawozdania finansowego i zaksięgowania różnic? A może jednak dla trwałego określania zasobów, jakimi dysponujemy i ich przydatności dla jednostki? Może dla usprawnienia i obniżenia kosztów działalności i wprowadzenia automatyzacji?
Odpowiedzi na te pytania dadzą nam CEL inwentaryzacji jako projektu lub przekształcenia dotychczasowych inwentaryzacji w proces inwentaryzacji ciągłej.
To, co chcemy osiągnąć przez inwentaryzację, powinno być omówione na spotkaniu osób kierujących poszczególnymi działami jednostki, które są odpowiedzialne za majątek.
Ustalenie tego, co chcemy osiągnąć w wyniku inwentaryzacji, prowadzi nas do kolejnego pytania.
Kto powinien kierować inwentaryzacją?
Za inwentaryzację zawsze jest odpowiedzialny kierownik jednostki. Ale to nie on kieruje inwentaryzacją, nie on ją przygotowuje. Kierownik jednostki musi delegować zadania związane z inwentaryzacją na tymczasową lub stałą komisję inwentaryzacyjną.
Komisja inwentaryzacyjna to osoby nadzorujące i kierujące całością projektu, odpowiedzialne za wynik bezpośrednio przed kierownikiem jednostki. Tak jak w każdym projekcie, trzeba odpowiedzieć na pytanie, kto jest sponsorem projektu (do jakiego działu będą przypisane koszty inwentaryzacji) i kto będzie w składzie komisji inwentaryzacyjnej (KI) oraz jakie są jej zadania.
Niezależnie od tego, czy inwentaryzacja będzie robiona całkowicie swoimi siłami, czy zostanie wynajęta firma zewnętrzna, za projekt odpowiedzialna musi być wewnętrzna KI, musi go nadzorować i zakończyć zgodnie z określonym celem.
Często przywołuje się jedną z „zasad inwentaryzacji”, że w procesie inwentaryzacji nie mogą uczestniczyć osoby odpowiedzialne za majątek. Jednak „zasady inwentaryzacji” nie mają umocowania prawnego, dlatego nie musimy ich stosować. Inwentaryzacja musi być zrobiona rzetelnie. I to jest jedyna zasada.
Najlepszym składem KI jest zespół osób znających się na inwentaryzowanych aktywach i pasywach: magazyn – kierownik magazynu, IT – szef IT, meble, AGD itp. – szef administracji, produkcja – szef produkcji, księgowość – główny księgowy. Dobrym rozwiązaniem jest włączenie do KI kontrolera finansowego, gdyż zna szerokie spektrum zagadnień w jednostce.
Oczywiście to tylko przykład, a skład KI zależy od wielkości i struktury organizacji.
Ile osób powinna liczyć KI? Zazwyczaj trzy, ze względu na podział obowiązków i różne perspektywy. Jednak najlepiej, aby miała przedstawicieli każdego kluczowego działu.
Ważne jest, aby członkowie KI zostali odciążeni od bieżących obowiązków, gdyż wszelkie działania inwentaryzacyjne nie mogą być prowadzone „z doskoku”. Warto zaznaczyć, że w skład KI nie są powoływane osoby spisujące.
Dobrym rozwiązaniem jest zatrudnienie niezależnego doradcy inwentaryzacyjnego znającego temat „od podszewki”, który wesprze w prawidłowym przygotowaniu i realizacji projektu inwentaryzacji lub pomoże w przekształceniu w proces.
Komisja inwentaryzacyjna oraz terminy ramowe i zadania, prawa i obowiązki są określone w zarządzeniu o inwentaryzacji, które wydaje kierownik jednostki.
Po powołaniu KI (zarządzeniem kierownika jednostki) czas na krok 3.
Jakie i gdzie mamy dane o składnikach i gdzie są rozlokowane składniki?
Warunkiem podstawowym przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji jest ujednolicenie i uzgodnienie danych lub stworzenie jednolitej bazy składników majątkowych.
Najczęściej spotykam sytuacje, gdy dział IT ma swoje dane w swoim systemie, księgowość swoje dane w systemie ERP (lub kilku osobnych), administracja ma swoje (często arkusze komputerowe lub ręczne), zakupy swoje, użytkownicy swoje, magazynier swoje, utrzymanie ruchu w głowie lub w CMMS.
I nierzadko te dane, nawet dotyczące tego samego składnika, różnią się wartościami, nazwami, indeksami, opisami, numerami inwentarzowymi i seryjnymi, numeracją i położeniem dokumentów, informacjami o lokalizacji lub użytkowniku albo o kontrahencie.
Jeżeli te informacje nie będą zagregowane i jednoznaczne, to ani pracownicy z własnej firmy, ani firma zewnętrzna nie będą w stanie prawidłowo zidentyfikować, zweryfikować i rozliczyć szybko stanu składników. Być może w jakiś sposób zostanie przedstawione rozliczenie inwentaryzacji do sprawozdania finansowego, ale bałagan pozostanie.
Gdy wiemy już, gdzie i jakie dane mamy, czas na ustalenia w kolejnym kroku.
Kto i co jest nam potrzebne do zrobienia inwentaryzacji?
Tu mamy kilka aspektów i potrzebnych będzie kilka zespołów do wykonania konkretnych zadań, gdyż trzeba podjąć następujące działania:
- Scalić różne ewidencje w jedną.
- Uzupełnić ewidencje o wydania i przyjęcia, sprawdzić rozliczenia z kontrahentami i bankami.
- Sprawdzić, czy na składnikach i dokumentach są etykiety (inwentarzowe dla ŚT i towarowe dla pozostałych) z kodem kreskowym 1D lub 2D, RFID, pisane ręcznie. A może ich nie ma?
- Ustalić, gdzie mogą znajdować się dokumenty archiwalne.
- Ustalić wstępną propozycję realizacji projektu.
- Ustalić ws...