Obowiązek zapewnienia zgodności – odpowiedzialność kierownika jednostki
Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości za całokształt gospodarki majątkowej jednostki odpowiada jej kierownik.
REKLAMA
Nieprawidłowości w obszarze zarządzania majątkiem mogą prowadzić do:
- zniekształcenia danych finansowych i podatkowych,
- nieprawidłowego wykazania kosztów uzyskania przychodu (KUP),
- odpowiedzialności karnoskarbowej z tytułu niedopełnienia obowiązków informacyjnych,
- strat wizerunkowych (w razie wykrycia nieprawidłowości przez audytora lub urząd).
Dlatego rola kierownictwa nie ogranicza się do zatwierdzania sprawozdań, ale obejmuje zapewnienie, że cała organizacja funkcjonuje zgodnie z zasadami rachunkowości i przepisami podatkowymi, także w zakresie ewidencji środków trwałych.
Typowe problemy w zarządzaniu majątkiem:
- brak bieżącej aktualizacji ewidencji – środki trwałe są przemieszczane, modernizowane lub zbywane bez jednoczesnego odnotowania tego faktu w rejestrze,
- brak przypisania odpowiedzialności – nikt nie czuje się właścicielem danych, co prowadzi do zaniedbań i chaosu informacyjnego,
- niepełna dokumentacja – brak protokołów OT, LT, MT lub ich przechowywanie poza działem księgowym,
- rozbieżności między rzeczywistością a zapisami – stan faktyczny ujawniany dopiero w czasie inwentaryzacji odbiega od danych w systemie,
- nieprawidłowa klasyfikacja majątku – brak przypisania symbolu KŚT, zbyt ogólne lub niezrozumiałe nazwy lub brak oznaczeń atrybutów amortyzacyjnych,
- powielanie numerów inwentarzowych,
- brak aktualnych danych o stanie technicznym i kosztach eksploatacji.
Skutki tych problemów i błędów zarządzania:
- niemożność prawidłowego wygenerowania JPK,
- zakwestionowanie amortyzacji jako kosztu uzyskania przychodu,
- ryzyko sankcji za nierzetelne prowadzenie ksiąg,
- opóźnienia w sprawozdawczości i obciążenie pracowników korektami,
- marnotrawstwo, nadmierne i zbędne koszty, szukanie oszczędności w złych obszarach.
Aby ograniczyć powyższe ryzyka, firma powinna wdrożyć i egzekwować zestaw procedur, które zapewnią kompletność i aktualność danych:
- Przyjęcie środka trwałego – obowiązkowe sporządzanie dokumentu OT wraz z opisem, lokalizacją, odpowiedzialnym użytkownikiem i zdjęciem (jeśli dotyczy); dane wprowadzane natychmiast do ewidencji.
- Przemieszczanie – każda zmiana użytkownika, lokalizacji lub działu wymaga dokumentu MT potwierdzonego przez osobę odpowiedzialną i przekazanego do księgowości.
- Modernizacja, ulepszenia, łączenie – dokumentacja ZT i decyzja o wpływie na wartość początkową; równoległa aktualizacja danych w systemie.
- Likwidacja i zbycie – procedura LT z opisem przyczyny, stanem technicznym, zatwierdzeniem kierownika działu i decyzją zarządu.
- Cykliczna weryfikacja danych – harmonogram przeglądów (np. raz na kwartał lub półrocze) połączony z aktualizacją rejestru.
Wszystkie te procedury powinny być częścią systemu zarządzania jakością, ESG i compliance, kontrolowane wewnętrznymi audytami.
Pomocne może być wdrożenie kontroli wewnętrznej, ale bez powoływania dodatkowych działów lub zatrudniania dodatkowych osób:
- wyznaczenie opiekunów majątku – osoby odpowie-
- dzialne za stan fizyczny i informacyjny środków trwałych w danym dziale,
- ewidencja odpowiedzialności – rejestr, który łączy środki trwałe z osobami je użytkującymi,
- audyt cząstkowy – rotacyjne kontrole fizyczne, np. kwartalne, obejmujące wybrane środki trwałe i porównanie z ewidencją,
- kontrola poprawności danych – regularne sprawdzanie, czy dane ewidencyjne pokrywają się z zapisami na kontach księgowych,
- raportowanie do zarządu – kwartalne zestawienia o stanie majątku, rotacji, zmianach wartości....
