Efektywność nie znika nagle, najczęściej odchodzi po cichu
To zjawisko przypomina przysłowiowe bieganie z pustą taczką. Ruch jest ogromny, zmęczenie narasta, jednak przedsiębiorstwo nie zbliża się do swoich strategicznych celów. Szczególnie często obserwuję taki obraz w firmach, które rozwijały się bardzo dynamicznie, lecz przez lata nie nadążały z porządkowaniem procesów, definiowaniem odpowiedzialności oraz budowaniem nowoczesnego modelu zarządzania. Z mojego doświadczenia wynika, że jest to jeden z najbardziej charakterystycznych problemów polskiego biznesu. Choć taka diagnoza może wydawać się surowa, rzeczywistość projektowa bywa znacznie bardziej wymagająca. W wielu organizacjach intensywność codziennej pracy sprawia, że nie ma już przestrzeni na refleksję. Cała energia pochłaniana jest przez działania operacyjne, dlatego brakuje czasu na analizę, planowanie oraz ocenę kierunku, w którym zmierza firma.
To właśnie tutaj pojawia się pierwsza i jednocześnie jedna z najważniejszych przeszkód na drodze do poprawy efektywności. Organizacje przyzwyczajają się do powtarzania tych samych czynności, które z czasem stają się rutyną. Funkcjonują według utrwalonych schematów, choć bardzo często nie posiadają rzeczywiście zaprojektowanych procesów. Dodatkowo niemal każdej próbie zmiany towarzyszy obawa przed utratą stabilności, dlatego wygodniej jest pozostać przy rozwiązaniach, które od lat wydają się bezpieczne.
Efektywność nie opuszcza firmy spektakularnie. Zdecydowanie częściej wycofuje się stopniowo, pozostając niezauważona przez zarząd oraz menedżerów. Właśnie dlatego jest tak niebezpieczna. Jej pogarszający się poziom łatwo przeoczyć, ponieważ nie zwraca na siebie uwagi tak jak nowa inwestycja, kampania marketingowa, zakup kolejnej maszyny czy podpisanie kontraktu z dużym klientem.
Tymczasem efektywność strategiczna wymaga codziennej troski. Należy ją monitorować, analizować, rozwijać oraz nieustannie doskonalić. W praktyce oznacza to gotowość do zadawania sobie niewygodnych pytań. Czy wszystkie wykonywane działania są rzeczywiście potrzebne? Czy można je uprościć? Czy istnieje sposób, aby wykonać tę samą pracę szybciej i przy mniejszym zaangażowaniu zasobów?
Osobiście bardzo często dochodzę do wniosku, że kolejne elementy mojej własnej działalności można usprawnić. Dlatego optymalizacje wprowadzam praktycznie nieustannie. Prowadzenie firmy oznacza bowiem ciągłe poszukiwanie lepszych rozwiązań, ponieważ liczba obowiązków administracyjnych, formalnych oraz organizacyjnych stale rośnie. Jeżeli przedsiębiorca nie będzie świadomie walczył o efektywność, szybko okaże się, że największą część dnia poświęca zadaniom, które nie stanowią wartości dla jego klientów.
Więcej pracowników nie zawsze oznacza większą efektywność
Naturalnym odruchem wielu przedsiębiorców jest zwiększanie zatrudnienia wtedy, gdy firma zaczyna rozwijać się szybciej. Nie zawsze jednak jest to właściwe rozwiązanie. W organizacjach rozwijających się organicznie każda kolejna osoba wnosi coraz mniejszą wartość, ponieważ wraz ze wzrostem liczby pracowników rośnie również liczba zależności, punktów styku oraz kosztów komunikacji. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku świadomego skalowania biznesu, które powinno prowadzić do wzrostu wyników przy relatywnie niewielkim zwiększaniu zatrudnienia.
Dlaczego więc w tak wielu przedsiębiorstwach liczba etatów stale rośnie, mimo że efektywność pozostaje na podobnym poziomie? Odpowiedź jest zaskakująco prosta. Najczęściej problemem nie są ludzie, lecz brak uporządkowanych procesów.
Procesy stanowią fundament dobrze zarządzanej organizacji
Każda firma składa się z dwóch podstawowych elementów – tworzą ją ludzie oraz procesy. Nawet najlepsi specjaliści nie będą jednak w stanie pracować efektywnie, jeżeli organizacja nie określi jasno sposobu realizacji poszczególnych działań.
Brak procesów lub ich nieaktualność powodują, że odpowiedzialność zaczyna się rozmywać. Część zadań pozostaje bez właściciela, natomiast inne realizowane są równocześnie przez kilka osób, które wzajemnie sobie przeszkadzają. W rezultacie pojawiają się opóźnienia, konflikty oraz poczucie chaosu.
Dlatego mapowanie procesów należy traktować jako jedno z podstawowych narzędzi zwiększania efektywności. Dzięki niemu można zidentyfikować miejsca, w których organizacja traci czas, pieniądze oraz energię zespołu. Bardzo często już na etapie analizy okazuje się, że określony proces od początku został zaprojektowany w sposób uniemożliwiający jego terminową realizację. W takiej sytuacji pracownicy wykonują ogromną liczbę działań, chociaż rezultat od samego początku był niemożliwy do osiągnięcia. Nietrudno przewidzieć, że prowadzi to do frustracji, wzajemnych pretensji oraz spadku motywacji.
Podejście procesowe pozwala uporządkować organizację, jednoznacznie przypisać odpowiedzialność oraz stworzyć trwałe podstawy dalszego rozwoju. Co istotne, wiele firm dopiero podc...
