Zajęci ludzie nie zawsze osiągają najlepsze wyniki
W biznesie od lat funkcjonuje przekonanie, że osoby najbardziej zapracowane są jednocześnie najbardziej wartościowe. Nadal zbyt często utożsamiamy profesjonalizm z przepełnionym kalendarzem, nieustanną dostępnością i tempem pracy, które nie pozostawia miejsca na odpoczynek ani refleksję. Im więcej spotkań, telefonów i wiadomości, tym większe przekonanie, że ktoś jest niezbędny dla organizacji. Problem polega jednak na tym, że intensywność pracy bardzo łatwo pomylić z jej realnym wpływem na wyniki. W praktyce często okazuje się, że najbardziej zajęci pracownicy i menedżerowie wykonują ogromną liczbę działań operacyjnych, które nie przybliżają organizacji do najważniejszych celów. Odpowiadają na kolejne e-maile, uczestniczą w spotkaniach, przygotowują raporty, rozwiązują bieżące problemy i reagują na wszystko, co pojawia się w danej chwili, przez co ich dzień wypełnia ciągłe gaszenie pożarów. W efekcie brakuje im czasu na analizowanie danych, rozwijanie nowych produktów, rozmowy z klientami, poszukiwanie innowacji czy podejmowanie decyzji, które mogłyby zmienić kierunek rozwoju firmy.
Paradoks polega na tym, że wiele organizacji nieświadomie wzmacnia taki model funkcjonowania. Pracownik, który odpowiada na wiadomości po godzinach, odbiera telefon podczas urlopu i błyskawicznie reaguje na każdą prośbę, często postrzegany jest jako bardziej zaangażowany niż osoba, która konsekwentnie chroni czas na pracę wymagającą skupienia. Tymczasem ta druga osoba może dostarczać znacznie większą wartość, ponieważ zamiast reagować na wszystko, koncentruje się na działaniach przynoszących największy zwrot dla biznesu. Nie dzieje się tak dlatego, że ludziom brakuje kompetencji. Dzieje się tak dlatego, że współczesne środowisko pracy nagradza widoczną aktywność znacznie częściej niż rzeczywiste rezultaty. Łatwiej pochwalić pracownika, którego status na komunikatorze przez cały dzień świeci się na zielono, niż tego, który wyłącza powiadomienia, aby przez kilka godzin pracować nad rozwiązaniem problemu, którego efekt będzie widoczny dopiero za kilka tygodni. Łatwiej docenić menedżera uczestniczącego w dziesięciu spotkaniach dziennie niż lidera, który połowę z nich odwołał, ponieważ uznał, że zespół lepiej wykorzysta ten czas na realizację kluczowych zadań. To prowadzi do niebezpiecznego zjawiska. Zaczynamy optymalizować nie wyniki, lecz własny wizerunek osoby zajętej. Coraz większą wagę przywiązujemy do tego, aby być postrzeganym jako ktoś nieustannie potrzebny, zapracowany i dostępny, zamiast zastanawiać się, czy nasza aktywność rzeczywiście przekłada się na wartość dla organizacji. W skrajnych przypadkach dochodzi do sytuacji, w której ludzie nieświadomie tworzą sobie kolejne zadania, organizują zbędne spotkania lub angażują się w projekty o marginalnym znaczeniu tylko po to, aby utrzymać poczucie, że są produktywni.
Największa ironia polega na tym, że osoby osiągające najlepsze rezultaty bardzo często pracują inaczej niż większość. Nie próbują zrobić wszystkiego, nie odpowiadają natychmiast na każdą wiadomość i nie traktują pełnego kalendarza jako powodu do dumy. Znacznie częściej zadają sobie pytanie o to, które działania mają największy wpływ na realizację strategicznych celów, a następnie z pełną konsekwencją eliminują wszystko, co odciąga ich od tego, co naprawdę ma znaczenie. To właśnie dlatego ich efektywność nie wynika z liczby przepracowanych godzin, lecz z jakości decyzji podejmowanych każdego dnia.
Produktywność stała się celem samym w sobie
Jeszcze kilkanaście lat temu produktywność była narzędziem pomagającym realizować cele. Dzisiaj coraz częściej sama staje się celem. Powstają kolejne metody planowania dnia, aplikacje mierzące każdą minutę pracy czy poradniki pokazujące, jak zrobić jeszcze więcej w jeszcze krótszym czasie.
Rzadko jednak pada pytanie znacznie ważniejsze: Czy wszystkie te działania rzeczywiście mają sens?
Można perfekcyjnie zarządzać czasem, realizując zadania, które nie przynoszą żadnej wartości. Można mieć doskonale uporządkowany kalendarz, który wypełniają spotkania, bez których firma funkcjonowałaby równie dobrze. Można każdego dnia odhaczać kilkadziesiąt pozycji na liście, jednocześnie odkładając decyzje naprawdę istotne, ponieważ wymagają odwagi, koncentracji albo wyjścia poza schemat. To właśnie dlatego wiele osób kończy dzień...
