Od lat w polskim biznesie, zwłaszcza w sektorze mikroprzedsiębiorców, JDG (tj. jednoosobowych działalności gospodarczych) panuje przekonanie, iż na barkach księgowego z biura rachunkowego spoczywa całkowita odpowiedzialność za wszelkie zdarzenia wynikłe z prowadzenia działalności gospodarczej.
Jak do tego doszło? Czyje zaniedbania spowodowały taki stan rzeczy?
Niby wszyscy o tym wiemy, niby wszyscy znamy doradców, prawników, ale w praktyce wygląda to niestety słabo. Za dużo „okrągłych słów”, za mało faktów. W mojej ocenie wynikającej z 30-letniego doświadczenia: księgowi od samego początku nie ustalają zasad współpracy i granic, których nie wolno przekraczać. Troska o klienta i walka o pozyskanie nowych są zrozumiałe, ale są pewne granice. To może odbić się poważnie również na zdrowiu księgowego, a w dalszej kolejności na uchybieniach w należytym prowadzeniu rozliczeń klientów obsługiwanych przez dane biuro rachunkowe.
Jeśli pokażesz, że jesteś dostępny 24 godziny na dobę i 365 dni w roku, to w końcu powielisz los tych, którzy w ostatnim czasie podnieśli statystyki hospitalizacji na SOR w szpitalach.
To nie jest przesada i straszenie, a brutalne fakty z ostatnich miesięcy.
Nim przejdziesz do najtrudniejszego zagadnienia, tj. rewolucji w fakturowaniu, czyli KSeF, zacznij od porządkowania zaległości, które nagromadziły się być może od początku prowadzenia biznesu. Nie tylko etyka, kultura biznesu itp. są ważne. Na początek uporządkuj swoje obszary prawne, które kuleją od lat.
Reguła nr 1. Znajdź wreszcie czas, siły i środki na spotkanie z profesjonalistą i stwórzcie na podstawie wytycznych biura rachunkowego i pytań zadawanych przez fachow-
ców tzw. idealną dla Ciebie i Twojego biura rachunkowego umowę, która wspiera i Ciebie, i Twoich klientów. Bez tego
nie zaczynaj współpracy, to nie te czasy… Poza tym umowy pisze się na złe, a nie na dobre czasy – stara zasada dobrych prawników. Ona jest Ci niezbędna teraz i w dobie KSeF!
Wzory, szablony umów nie dadzą Ci ochrony, której potrzebujesz – Twoje potrzeby musi zdiagnozować fachowiec, a korzystając z „promocyjnych gotowców”, nadal nie zyskujesz właściwej ochrony wspólnych interesów Twojego biura i Twoich klientów, a jednocześnie nadal nie masz ułożonych wzajemnych procedur współpracy. Każde biuro rachunkowe ma innych klientów, inne zasady współpracy z nimi, dlatego indywidualne podejście to podstawa.
To zapewni właściwie i rzetelne wykonywanie obowiązków przez Twoje biuro rachunkowe.
Reguła nr 2. Wyznacz maksymalny czas na dostarczanie dokumentów za dany miesiąc, uzgodnij z klientem formę ich przekazania i jasno wskaż godziny pracy biura rachunkowego.
Jeśli poprzednia reguła wydaje się mało wartościowa i wciąż myślisz, że dobra umowa pomiędzy Tobą a klientem nic nie znaczy, to pomyśl o zapisie, który ratuje Ci skórę. W umowie można zapisać domniemanie, iż brak dostarczenia dokumentacji sprzedaży i zakupu do biura rachunkowego do wyznaczonego umownie dnia skutkuje tym, że księgowy ma prawo domniemywać, iż za dany okres rozliczeniowy nie było transakcji sprzedaży i zakupu. Wtedy bezstresowo złożysz tzw. zerowy JPK, bez obaw i kar, jakimi za taki czyn grożą księgowym w wielu miejscach w Polsce urzędnicy skarbówki, o czym rozmawiają właściciele biur rachunkowych.
To oczywiście bardzo ogólny przykład, który należy odpowiednio prawnie sformułować w umowie pomiędzy biurem rachunkowym a klientem.
Reguła nr 3. Należy jasno sformułować zapisy umowne, które pozornie wydają się oczywistością, ale stara zasada brzmi: co nie jest zapisane, to nie istnieje.
Chodzi mianowicie o to, aby jasno podkreślić i podzielić zakres odpowiedzialności. Księgowy nie odpowiada za rzetelność wystawionych faktur VAT sprzedaży. Co to znaczy?
To wystawca faktury odpowiada za stan faktyczny, który wynika z wystawionego dokumentu co do przedmiotu sprzedaży, dat, stawek VAT itp. oraz samego faktu stwierdzenia, że doszło do sprzedaży. Wystawianie pustych, fikcyjnych faktur jest dotkliwie karane przez fiskusa.
Tymczasem KSeF
Nadchodzi największa rewolucja technologiczna w fakturowaniu od 32 lat, tj. od kiedy pojawił się w Polsce podatek VAT. Ta rewolucja dotyczy wystawiania i pobierania faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur.
Co to oznacza?
Tylko tyle, że biuro rachunkowe, księgowy rozliczą, zaksięgują dokładnie to, co sami wystawiliśmy, i to przez KSeF, bo tak od 1 lutego 2026 r. zmienią się przepisy prawa podatkowego, które określają zasady fakturowania transakcji polskich i zagranicznych.
KSeF to narzędzie do wystawiania, odbierania faktur, ale też narzędzie e-kontroli, ponieważ fiskus w czasie rzeczywistym widzi wszystko, co zostanie pokazane w fakturze VAT.
Warto pamiętać, iż obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF według zaleceń audytu w Ministerstwie Finansów jest fazowany i obowiązuje:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie) – ci od 1 stycznia 2027 r.
Niestety, faktury zakupowe, kosztowe nie są precyzyjnie uregulowane w przepisach, a zatem i ten mikroprzedsiębiorca, i fundacja, stowarzyszenie, sektor budżetowy itp. swoje faktury zakupowe będą zmuszeni pobierać już od 1 lutego 2026 r., jeśli dostawca (sprzedawca towarów i usług) nie postanowi inaczej.
Wystawca faktury może ułatwić kupującemu obowiązek poboru faktury z KSeF, np. za pomocą tradycyjnej wysyłki na e-maila faktury, która już przeszła przez system KSeF, ma nadany numer z systemu i sprzedawca dodatkowo prześle ją klientowi. Jednak to leży w gestii sprzedawcy. W przeciwnym razie ten obowiązek spoczywa indywidualnie na kupującym.
Warto zapamiętać!
Każdy klient biura rachunkowego, niezależnie od formy prowadzonej działalności, może zlecić pobór takich faktur kosztowych swoim księgowym w biurze rachunkowym. Czasami, używając właściwego oprogramowania, systemy mogą robić to automatycznie.
Ważną rolą każdego klienta jest weryfikacja tych faktur zakupowych, tzn. czy zakup dotyczy jego firmy oraz – jak to działa od zawsze – należy uzasadnić dany zakup, aby biuro rachunkowe mogło prawidłowo ocenić, czy jest to koszt podatkowy i podatek naliczony, czy też nie.
To ważna rola klienta biura rachunkowego, którą również należy precyzyjnie w procedurach wpisać do umowy o wzajemnej współpracy. Biuro rachunkowe oczekuje od każdego klienta spełnienia podstawowych obowiązków, tj. dostarczenia dokumentów sprzedaży i zakupu.
Zapamiętaj!
To, czy biuro rachunkowe pobierze za klienta fakturę zakupową, to wyłącznie postanowienia umowne stron.
Co jest najważniejsze? Obowiązkiem klienta biura rachunkowego jest dos...
