Trudno się temu dziwić, skoro nawet w reklamach firm sprzedających oprogramowanie słychać głosy, iż KSeF to nie problem, ponieważ integracja z systemem finansowo-księgowym dzieje się… automatycznie!
KSeF to platforma teleinformatyczna, w której firmy będą wystawiać, przesyłać, odbierać i przechowywać e-faktury. Zamiast wysyłać fakturę e-mailem lub drukować ją, przedsiębiorca wystawi ją i prześle w systemie KSeF, po czym trafi ona automatycznie do klienta – krajowego podatnika oraz do skarbówki.
Obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT) został podzielony na etapy:
- od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorów.
Do końca 2026 r. utrzymana zostaje możliwość wystawiania faktur na kasach rejestrujących, a także odroczone zostaje podawanie numeru KSeF w płatnościach za e-faktury.
Ministerstwo Finansów i inni całą rewolucję przedstawiają przedsiębiorcom w samych superlatywach, jednak należy umieć czytać między wierszami. Mimo iż naprawdę sporo postulatów zgłaszanych w konsultacjach zostało rozpatrzonych pozytywnie, nie znaczy to, że KSeF to wielkie ułatwienia i profity dla biznesu.
Jakie są zatem fakty? Kto poniesie realne koszty całej rewolucji fakturowania KSeF? Czy KSeF spowoduje przyrost nowych obowiązków w firmie, czy wprowadzi ułatwienia dla biznesu?
Ministerstwo Finansów mówi, że: „KSeF umożliwi także obniżenie kosztów funkcjonowania firm i wprowadzenie jednego standardu faktury”.
Fakty są takie, że dziś już mało kto używa faktur w formie papierowej, bo woli przesyłać je w formacie PDF drogą mailową. Prawda jest taka, że KSeF to jedynie narzędzie e-kontroli, które spowoduje możliwość oglądania faktur przez fiskusa w czasie rzeczywistym, bo JPK, VIES, STIR nie spełniły wszystkich oczekiwań skarbówki co do likwidacji szarej strefy. O tym mówił wprost resort Ministerstwa Finansów w uzasadnieniu do ustawy z 2023 r., które częściowo już wprowadzało KSeF. Dlatego KSeF to ogromne wyzwanie dla każdego biura obsługi klienta, fakturzystów, logistyków, handlowców – tu nie ma miejsca na błąd.
Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu użyło słów: „obniżenie kosztów funkcjonowania firm i wprowadzenie jednego standardu faktury”.
Niestety, w praktyce wygląda to zupełnie inaczej. Producenci oprogramowania KSeF z branży IT już dawno wprowadzili opłaty za pobieranie faktur z KSeF i przesyłanie ich do KSeF.
UWAGA!
To dodatkowe wydatki, które poniesie każdy prowadzący w Polsce działalność gospodarczą. Podwyżki czekają także klientów biur rachunkowych. To naturalne, że jeśli biura rachunkowe również będą zmuszone ponieść dodatkowe wydatki na integrację z systemem KSeF oraz pobór i przesył faktur w tym systemie, to koszt ten doliczą do usług świadczonych na rzecz klientów.
Odkrywając kolejne tzw. ciemne strony KSeF, warto wspomnieć o karach
Ministerstwo Finansów poinformowało przedsiębiorców, iż do końca 2026 r. odroczono stosowanie kar w KSeF, co zapewni podatnikom dodatkowy czas na prawidłowe wdrożenie obowiązków bez potencjalnej odpowiedzialności za błędy.
Jednak mowa tu o nowych karach wprowadzanych przez przepisy prawa, ale nikt nie zwolnił nas, nie odroczył odpowiedzialności na podstawie Kodeksu karnego skarbowego (w szczególności art. 62 k.k.s.) oraz Kodeksu karnego za uchybienia powstałe podczas wystawiania faktur i wprowadzania ich w obieg.
Warto zatem zastanowić się nad poprawieniem lub wdrożeniem od podstaw procedur dotyczących fakturowania, korygowania transakcji w każdej firmie. Na początek zalecam szkolenia całej kadry z zasad prawno-podatkowych dotyczących procesów fakturowania i dokumentowania transakcji, a dopiero potem przejście do szkoleń informatycznych, technicznych z zakresu nowych systemów wdrażających KSeF.
KSeF to również dodatkowe obowiązki w zakresie faktur sprzedaży dla kontrahentów zagranicznych. Muszą one trafić do KSeF, mimo iż po ostatnich nowelizacjach wprowadzono wreszcie możliwość przekazywania kontrahentowi zagranicznemu faktur w sposób z nim uzgodniony. Kontrahent zagraniczny nie będzie bowiem pobierał z KSeF tych faktur zakupowych wystawionych przez polskich przedsiębiorców.
Dzięki apelom strony biznesu w konsultacjach dotyczących KSeF na stałe wprowadzona zostaje możliwość dobrowolnego stosowania przez podatników trybu „offline24”. Rozwiązanie wzmocni pewność obrotu gospodarczego w sytuacji, gdy firma napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktury do systemu w czasie rzeczywistym (np. z powodu braku dostępu do internetu).
Rozwiązanie to stanowi również wyjście z problemu przepustowości KSeF, jeśli w czasie rzeczywistym będziemy musieli wręczyć klientowi fakturę, a system KSeF nie zdąży jej prze...