Padały pytania:
- Po co nam to wiedzieć?
- Czemu zbieramy aż tyle danych?
- Dlaczego potrzebujemy takich informacji?
Odpowiadałam niezmiennie: Nie zagwarantuję panu/pani sukcesu w tym procesie negocjacyjnym, ale to, co mogę zrobić, to zminimalizować ryzyko porażki…, co właśnie czynię…
By zrozumieć wagę przygotowania do negocjacji, należałoby zacząć od przedstawienia struktury procesu negocjacyjnego. W najprostszym ujęciu proces negocjacyjny składa się z czterech etapów:
- przygotowania,
- otwarcia,
- negocjacji właściwych,
- zakończenia.
Etapy te nie są równoważne. Różnią się między sobą pod względem istotności, stopnia trudności i pracochłonności. Etap pierwszy, czyli przygotowanie, jest etapem najtrudniejszym, najbardziej czasochłonnym i najważniejszym w całym procesie.
Mogłoby się wydawać, że o powodzeniu negocjacji decyduje przede wszystkim spotkanie przy stole (negocjacje właściwe), czyli moment, kiedy rozmawiamy, zadajemy pytania, formułujemy odpowiedzi, przerzucamy się argumentami, używamy narzędzi wywierania wpływu, stosujemy odpowiednie taktyki… Tak jednak nie jest.
Negocjacje właściwe są kluczowe, tyle że jeśli pominiemy albo zlekceważymy etap przygotowań, wówczas nawet najsprawniejszy negocjator z dobrym warsztatem i długim doświadczeniem nie będzie w stanie naprawdę efektywnie negocjować.
Bardzo podoba mi się hasło, które usłyszałam kiedyś od technika pracującego przy kontroli samolotów: „10 godzin obsługi naziemnej, godzina lotu”. Podobnie jest z negocjacjami, wiele godzin pracy zainwestowanej w przygotowanie, realizowane w zaciszu biura na długo przed negocjacjami, pozwala na wysoką skuteczność przy stole negocjacyjnym.
Czym zatem zajmujemy się w procesie przygotowania?
- Planujemy działania.
- Ustalamy formę, czas i miejsce.
- Zbieramy i analizujemy dane.
- Identyfikujemy problemy, korzyści, interesy stron.
- Wyznaczamy kotwicę oraz granicę bólu.
- Konkretyzujemy BATNA.
- Oznaczamy cel negocjacyjny.
- Wybieramy styl i taktyki.
- Przypisujemy role.
- Opracowujemy scenariusze.
- Pracujemy nad postawą.
Krok 1. Planowanie działań
W biznesie rzadko występuje takie zjawisko jak pojedyncze spotkanie negocjacyjne.
Zazwyczaj mamy do czynienia z sekwencją różnych aktywności negocjacyjnych (spotkania, e-maile, telefony) rozumianych jako składowe jednego procesu negocjacyjnego. Bywa też, że pojedyncze procesy są częścią większej całości, czyli kompleksowego projektu negocjacyjnego.
Jeśli dla przykładu mamy w perspektywie rozmowy z trzema potencjalnymi kooperantami, to musimy rozważyć, w jakiej kolejności ułożyć te rozmowy. Nie bez znaczenia jest to, od jakiej firmy zaczniemy i na jakim partnerze negocjacyjnym skończymy, bowiem wyniki negocjacji z pierwszą firmą mogą znacząco wpłynąć na nasze oczekiwania wobec firmy drugiej czy trzeciej.
Krok 2. Ustalenie formy, czasu i miejsca
Przed procesem należy się zastanowić, czy będziemy go przeprowadzać bezpośrednio, czy zdalnie, czy też może zamierzamy łączyć te dwie formy. Niewątpliwie możliwość negocjowania za pośrednictwem narzędzi, takich jak Google Meet, Teams, Zoom, oszczędza czas i pieniądze, ale są sytuacje, kiedy mocno rekomenduję spotkanie twarzą w twarz, a mianowicie:
- pierwsze spotkanie z nowym partnerem negocjacyjnym,
- bardzo kompleksowa kwestia do wynegocjowania (wiele tematów, wątków, szczegółów),
- sytuacja konfliktowa, zagrożenie impasem.
Spotkanie na żywo ma tę przewagę nad spotkaniami zdalnymi, że pozwala na pełną komunikację, to jest słuchanie komunikatu werbalnego i obserwowanie komunikacji niewerbalnej, co jest niezwykle ważne i pomocne w dochodzeniu do wspólnych uzgodnień.
Zatem, o ile to możliwe, pierwsze spotkanie niech będzie rozmową bezpośrednią, podczas której strony się poznają oraz dojdzie do ustalenia kluczowych kwestii. Ewentualne doprecyzowywanie szczegółów może mieć miejsce potem i odbywać się w ramach spotkań on-line, telefonów i wymiany korespondencji e-mailowej. Czas i miejsce (o ile
spotykamy się bezpośrednio i o ile nie ma ograniczeń w postaci różnych stref czasowych) ustalamy tak, by pracować jak najefektywniej i w pełni wykorzystać okoliczności.
Krok 3. Gromadzenie i analiza danych (twardych i miękkich)
Dane twarde to wszystkie tabele, wykresy, zestawienia oparte na danych liczbowych. To także informacje rynkowe, trendy, perspektywy. Źródła danych twardych to własne systemy analityczne, dane rynkowe, wywiadownie gospodarcze.
Dane miękkie to dane o ludziach, z którymi przyjdzie nam mierzyć się przy stole negocjacyjnym. Jest to istotne w przypadku, kiedy nigdy wcześniej nie spotkaliśmy tych osób. Chodzi tu głównie o znalezienie odpowiedzi na pytania typu:
- Co to za człowiek – otwarty czy zamknięty, spokojny, a może wybuchowy?
- Co to za typ osobowości – czerwony, niebieski, zielony czy żółty (według metodologii Thomasa Eriksona)?
- Jak się komunikuje – czy j...
